Вопрос: Подтверждают ли документы об образовании и (или) о квалификации, выданные образовательными организациями (вузами, колледжами и учебными центрами), квалификацию персонала в соответствии с установленным Правилами организации безопасного использования и содержания лифтов, подъемных платформ для инвалидов, пассажирских конвейеров (движущихся пешеходных дорожек) и эскалаторов, за исключением эскалаторов в метрополитенах понятием «квалифицированный персонал»?

Ответ: Согласно подпункту «р» пункта 4 и подпункту «а» пункта 17 Правил организации безопасного использования и содержания лифтов, подъемных платформ для инвалидов, пассажирских конвейеров (движущихся пешеходных дорожек) и эскалаторов, за исключением эскалаторов в метрополитенах (далее - объекты), утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июня 2017 года № 743 (далее – Правила), квалификация работников владельца объекта и специализированной организации (в случае заключения владельцем объекта с ней договора), участвующих в использовании и содержании объекта, должна соответствовать требованиям профессиональных стандартов, устанавливающих в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации квалификационные требования и характеристики, необходимые для осуществления соответствующих трудовых функций.

Документы об образовании и (или) о квалификации, выдаваемые образовательными организациями, являются подтверждением освоения образовательных программ и не являются документами независимой оценки квалификации, проводимой центрами оценки квалификации в порядке, установленном Федеральным законом «О независимой оценке квалификации» от 03.07.2016 № 238-ФЗ.

На данный момент федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации не определен иной порядок проведения оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление указанных работ на соответствие требованиям профессиональных стандартов, кроме независимой оценки квалификации в форме профессионального экзамена, проводимого центром оценки квалификаций.

Пунктом 1.11 Федерального тарифного соглашения в лифтовой отрасли и сфере вертикального транспорта на 2016-2018 годы зарегистрированного в Минтруде России 06 ноября 2015 года № 22/16-18 (далее – Соглашение) заключенного на федеральном уровне (Письмо Минтруда России от 01 декабря 2015 № 14-4/10/В-8950 «О присоединении к Федеральному тарифному соглашению в лифтовой отрасли и сфере вертикального транспорта на 2016 - 2018 годы») установлено, что работодателям в соответствии с Соглашением в целях повышения квалификации и защиты прав работников отрасли рекомендуется осуществлять оценку и присвоение профессиональных квалификаций работников лифтовой отрасли и сферы вертикального транспорта в порядке, установленном Советом по профессиональным квалификациям в лифтовой отрасли и сфере вертикального транспорта, в соответствии с требованиями Национального совета при Президенте Российской Федерации по профессиональным квалификациям и законодательством Российской Федерации.

Вместе с тем подпунктом б) пункта 2.3 установлено, что работодатели обеспечивают присвоение профессиональной квалификации рабочим, специалистам и служащим лифтовой отрасли и сферы вертикального транспорта в порядке, установленном Советом по профессиональным квалификациям лифтовой отрасли и сферы вертикального транспорта в соответствии с квалификацией, устанавливаемой профессиональным стандартом.

В соответствии со статьей 48 Кодекса действие указанного Соглашения, заключенного на федеральном уровне социального партнерства, распространяется на работодателя при одном из следующих условий:

• работодатель является членом объединения работодателей - стороны соглашения;
• работодатель не является членом объединения работодателей - стороны соглашения, но присоединился к соглашению в добровольном порядке, известив об этом стороны соглашения;
• работодатель не является членом объединения работодателей - стороны соглашения, не присоединился к соглашению в добровольном порядке и не представил мотивированный отказ от присоединения к соглашению в соответствии со статьей 48 Кодекса

Статьей 48 Кодекса установлено, что в случае, если работодатели, осуществляющие деятельность в соответствующей отрасли, в течение 30 календарных дней со дня официального опубликования предложения о присоединении к соглашению не представили в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда, мотивированный письменный отказ присоединиться к нему, то соглашение считается распространенным на этих работодателей со дня официального опубликования этого предложения.

К указанному отказу должен быть приложен протокол консультаций работодателя с выборным органом первичной профсоюзной организации, объединяющей работников данного работодателя.

Таким образом, действие Соглашения распространяется на все организации, указанные в приложении № 1 к Соглашению.

Документом, подтверждающим наличие у работника квалификации, соответствующей требованиям профессиональных стандартов, является свидетельство о квалификации, выданное в порядке, установленном «Правилами проведения центром оценки квалификаций независимой оценки квалификации в форме профессионального экзамена» утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.11.2016 № 1204.

В современном мире интенсивность процессов создания документированной информации столь велика, а потери, связанные с риском несвоевременных и непродуктивных решений, а также их некачественного документирования столь существенны, что их организация и контроль приобретают первостепенное значение. При этом уровень профессионализма специалистов в области организации администрирования бизнеса и документационного обеспечения управления приобретают ключевую роль в создании высокоэффективной организации и достигаемых ею результатов

Сквозное проникновение информационных технологий и цифровизация экономических процессов создали основу для изменения структуры процессов создания и управления документами, которые обеспечивают деловую результативность, подотчетность, управление. Важным аспектом функционирования цифровой экономики является:

• создание и управление аутентичными, надежными и пригодными для использования документами, которые способны обеспечивать функции и деятельность организации;
• поддержка целостности этих документов в течение требуемого периода времени.

Однако, для развития цифровой экономики, как и для политики управления документами, как ее части, становится важным выявление и минимизации рисков, связанных с внедрением цифровых технологий в производственные процессы.

В результате риски в современном документационном обеспечении, в том числе электронном, способны привести к прямым потерям:

1) снижению стоимости активов в результате утечки информации или ее воровства, мошенничества, неразрешенной деятельности;

2) ущербу, как следствию невосстанавливаемых ошибок при проведении платежей, списаний, зачислений, выплат;

3) вынужденным выплатам контрагентам или клиентам, экономическим агентам в качестве компенсаций или с целью примирения сторон;

4) потерям по судебным решениям и другим правовым расходам;

5) снижению стоимости из-за небрежности, аварий, пожаров, заливов.

А в состав косвенного ущерба могут быть включены следующие характеристики: упущенная выгода, недополученная прибыль, приостановка деятельности; увеличение трудозатрат; отсутствие или неэффективность контрольных процедур; возможные или реальные потери клиентов и экономических агентов.

Но тем не менее повсеместно сложилась ситуация, когда компетенции «работы с документами» сотрудников организаций, как правило, не предусматривают профессиональных навыков обладать способностями:

• применять нормативную законодательную базу делопроизводства и архивного дела в текущей работе;
• создавать юридически значимые документы и локальную нормативную базу организации;
• организовывать оперативную сохранность документов и дел;
• обрабатывать документы и дела для последующего хранения (проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, оформление обложки дел, составление описей, сдача дел в архив организации);
• составлять годовые разделы сводных описей дел основных категорий хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов, с истекшими сроками хранения;
• организовывать выдачу архивных копий и документов, составлять необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах;
• разрабатывать требования к программным средствам по выполнению производственных задач и функций.

Жизненный цикл работы с документами низводится до примитивного уровня: все операции с документами одинаковые. Документ регистрируется, отправляется в подразделение, затем к документу прикладываются поручения, они тоже отправляются, контролируются. Если документ уходит во внешнюю организацию, его надо отправить, если пришел ответ, его надо присоединить.

Юридическая значимость электронного документооборота связывается не с совокупностью юридически значимых процессов управления документами в привязке к их метаданным, а «весом» документа:

• наличие аналога собственноручной подписи (в виде электронной подписи),
• применение сертифицированных средств криптозащиты информации (СКЗИ),
• регламентация использования электронной подписи для каждого вида документа в модулях систем электронного документооборота.

В локальной нормативной базе не рассматриваются ключевые сегменты сохранности документов, сопряженные с операционным риском. Например, эксплуатационные свойства, характеризующие пригодность документа для оцифровки: долговечность – способность документа длительно удерживать эксплуатационные свойства; прочность – способность документа противостоять механическому воздействию и т.д.

Таким образом, одним из основных сдерживающих факторов создания высокоэффективной организации, является дефицит профессиональных кадров, недостаточный уровень подготовки специалистов. Но в развитии кадрового потенциала организации, приеме на работу подготовленных специалистов заинтересован прежде всего бизнес. Выдвижение квалификационных требований к профессиональной деятельности - это прерогатива бизнеса и предпринимательства, поскольку именно они находятся на переднем крае развития экономики и способны, в соответствии со своим видением развития, сформулировать какие работники и с какими квалификациями будут необходимы для реализации данных планов. Именно бизнес и предприниматели будут являться заказчиками и конечными потребителями человеческого капитала с определенными качествами.

Выстраивание деятельности по созданию такого человеческого капитала - это, в основном, задача для профессиональных сообществ, формирующихся вокруг каждого вида деятельности (отрасли бизнеса) которые единственно способны развернуть и трансформировать квалификационные требования в профессиональные стандарты; обеспечить разработку программ обучения специалистов, с тем чтобы они стали соответствовать этим стандартам; разработать процедуру оценки квалификаций и присвоения квалификационных свидетельств.

Здесь можно выделить три разные задачи: создание профессиональных стандартов, создание программ по обучению и приобретению профессиональных квалификаций, оценка квалификаций и присвоение званий/свидетельств.

В административно-управленческой и офисной деятельности эти задачи выполняет Совет по профессиональным квалификациям офисных специалистов и вспомогательных административных работников, который был наделен полномочиями в марте 2016 года и его представительства в регионах.

Законодательные санкции в отношении работодателей

В конце 2017 года вышел Федеральный закон РФ № 435-ФЗ от 28 декабря 2017 г., который исключил слова «гражданско-правовая, административная и уголовная» из ст. 27 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», устанавливавшей ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в России и с 2018 года запускает в оборот комплекс административно-правовых и уголовных мер прямого применения в отношении безусловного соблюдения норм не только качества и достоверности документированной информации всех направлений деловой и производственной деятельности организаций и предприятий, но и технологических процессов ее учета и сохранности на всех стадиях, начиная от ее создания, ответственность за которые в первую очередь несет руководитель организации.

Внедрение профессиональных стандартов в организации — это многоуровневый и достаточно сложный процесс, требующий консолидированных действий команды специалистов, который позволит оптимизировать профессионально-квалификационную структуру организации (при необходимости), снизит риски при проверке контрольно-надзорных органов, а также выявит те профессиональные стандарты, которые необходимо актуализировать и даст возможность сформировать предложения по их актуализации в Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации.

Пошаговый алгоритм по практическому применению профессиональных стандартов в организации (на предприятии)

Подготовительные работы:

1. Создание рабочей группы по внедрению профессиональных стандартов.

2. Обучение членов рабочей группы по внедрению и применению профессиональных стандартов.

3. Разработка комплексного плана внедрения профессиональных стандартов.

Реализация плана внедрения профессиональных стандартов:

1. Составление описания профессионально-квалификационной структуры организации (ПКС).

2. Проведение анализа должностных инструкций, трудовых договоров, составление сравнительной матрицы выполняемых трудовых функций.

3. Определение утвержденных профессиональных стандартов в соответствие с трудовыми функциями работников организации и их анализ.

4. Определение отраслевой нормативной базы

5. Выделение перечня должностей, по которым установлено предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений согласно ч. 2 ст. 57 ТК РФ;

6. Выделение перечня должностей, по которым установлены требования к квалификации работников ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ согласно ст. 195.3 ТК РФ.

7. Проведение сравнительного анализа названия должностей и квалификационных требований к ним в организации с наименованием должностей и требований к ним, указанным в квалификационных справочниках (Списки 1 и Списки 2) и профессиональных стандартах, по которым установлено предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений согласно ч. 2 ст. 57 ТК РФ

8. Приведение в соответствие названий должностей и требований к ним в организации, с указанными в квалификационных справочниках, по которым установлено предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений согласно ч. 2 ст. 57 ТК РФ

9. Проведение сравнительного анализа должностей в организации, по которым установлены требования к квалификации работников ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ согласно ст. 195.3 ТК РФ.

10. Приведение в соответствие требований к квалификации работников, должностям в организации, по которым установлены требования к квалификации работников ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ согласно ст. 195.3 ТК РФ с требованиями профессиональных стандартов.

11. Проведение сравнительного анализа требований к образованию и обучению, опыту работы в профессиональных стандартах и выявление несоответствия уровня образования работников требованиям профессиональных стандартов

12. Планирование и составление графика обучения и развития персонала с учетом идентификации компетенций на соответствие требованиям профессиональных стандартов по квалификационным уровням.

13. Проведения обучающих мероприятий на соответствие профессиональным стандартам, оценка их эффективности.

14. Оценка квалификаций работников на соответствие требованиям профессиональных стандартов.

15. Формирование квалификационных требований, применяемых при найме.

16. Внесение изменений (при необходимости) в штатное расписание и другую локальную нормативную документацию организации, в том числе в должностные инструкции в соответствии с требованиями профессиональных стандартов.

17. Проведение оптимизации профессионально-квалификационной структуры организации (при необходимости).

18. Подготовка отчета по итогам проделанной работы по внедрению профессиональных стандартов (для учредителя и контрольно-надзорных органов)

19. Подготовка предложений по актуализации профессиональных стандартов в Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации в целях организации их рассмотрения в установленном порядке в Национальном совете при Президенте Российской Федерации по профессиональным квалификациям (при необходимости).

Локальные нормативные акты организации, в которые вносятся изменения и/или дополнения (при необходимости):

1. Порядок работы по подбору и найму персонала, оценки кандидатов на вакантные должности.

2. Порядок приема на работу, основания для отказа в заключении трудового договора.

3. Основания и порядок изменения условий трудового договора, в т. ч. перевода на другую работу.

4. Основания и процедура проведения аттестации работников

5. Основания и порядок проведения оценки квалификаций персонала (на соответствие требованиям профессиональных стандартов).

6. Основания и процедура направления работников на обучение (на соответствие требованиям профессиональных стандартов).

7. Положения о структурных подразделениях

8. Штатное расписание

9. Должностные инструкции, трудовые договора, соглашения, коллективный договор

10. Положения об оплате труда, о премировании и др. документы, устанавливающие системы и порядок оплаты труда

11. Положения об обучении, об оценке персонала, о кадровом резерве, о карьере и др. документы, связанные с управлением персоналом

В соответствии с законодательством РФ в целях реализации мероприятий по внедрению профессиональных стандартов и минимизации рисков при проведении инспекционных проверок предлагаем предприятиям и организациям любых организационно-правовых форм и форм собственности обучение членов рабочей группы организации, консультационную и методическую поддержку, пакет документов для реализации плана внедрения профессиональных стандартов.

Какими законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации следует руководствоваться при применении профессиональных стандартов?

Основополагающими законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации при применении профессиональных стандартов являются:

статья 5 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ), в соответствии с которой нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, содержащие нормы трудового права, не должны противоречить ТК РФ и постановлениям Правительства РФ;

статья 57 ТК РФ, предусматривающая, что если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов;

часть 1 статьи 195.3 ТК РФ, согласно которой профессиональные стандарты обязательны для применения работодателями лишь в части требований к квалификации;

постановление Правительства РФ от 27.06.2016 N 584 "Об особенностях применения профессиональных стандартов в части требований, обязательных для применения государственными внебюджетными фондами Российской Федерации, государственными или муниципальными учреждениями, государственными или муниципальными унитарными предприятиями, а также государственными корпорациями, государственными компаниями и хозяйственными обществами, более пятидесяти процентов акций (долей) в уставном капитале которых находится в государственной собственности или муниципальной собственности

Пунктом 1 постановления N 584 установлено, что профессиональные стандарты в части требований к квалификации применяются государственными или муниципальными учреждениями поэтапно на основе планов по организации применения профессиональных стандартов.

Что подразумевается под «поэтапностью» применения профессиональных стандартов?

Согласно пункту 2 постановления N 584 реализация мероприятий планов по организации применения профессиональных стандартов должна быть завершена не позднее 1 января 2020 года.

Иными словами, дата вступления в силу конкретных профессиональных стандартов (например, 1 января 2017 г.) означает, что по данным профессиональным стандартам может быть начата организация работы по их применению, а дата, указанная в постановлении N 584 (1 января 2020 г.), - это завершение организации работы по их применению.

Таким образом, поэтапность предполагает наличие достаточно длительного организационного периода, в течение которого должны быть реализованы плановые мероприятия

Смотреть все вопросы >>

На заседании Правительственной комиссии 18 декабря 2017 года, под председательством Д.А. Медведева, был утверждён план мероприятий по нормативному регулированию программы «Цифровая экономика» до 2025 года.

По плану мероприятий до конца 2018 года должны быть:

• внесены изменения в Гражданский кодекс Российской Федерации и/или иные нормативные правовые акты в части закрепления информации в качестве объекта гражданских прав.
• внесены изменения в Федеральные законы "Об архивном деле в Российской Федерации", "Об обязательном экземпляре документов", "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и/или иные нормативные правовые акты в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур создания, использования и хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа.

Таким образом, правовое регулирование и нормотворчество системы управления документами в электронной среде и внедрении цифровых технологий становится одной из актуальных задач, а потери, связанные с риском несвоевременных и некачественных решений, их документирования очень существенны.

«Правовое регулирование и нормотворчество системы управления документами»

В современном мире интенсивность процессов создания документированной информации столь велика, а потери, связанные с риском несвоевременных и некачественных решений, их документирования столь существенны, что значение их организации становится первостепенным. При этом уровень профессионализма специалистов в области организации администрирования бизнеса и документационного обеспечения управления приобретают направляющую роль для всей организации и достигаемых ею результатов. Сквозное проникновение информационных технологий и цифровизация экономических процессов создали основу для модернизации логистических операций, изменения структуры процессов создания и управления документами, которые обеспечивают деловую результативность, подотчетность, управление.

Важным аспектом функционирования цифровой экономики является:

• создание и управление аутентичными, надежными и пригодными для использования документами, которые способны обеспечивать функции и деятельность организации;
• поддержка целостности этих документов в течение требуемого периода времени.

Однако, для политики управления документами, как и для развития цифровой экономики становится важным выявление и минимизации рисков, связанных с внедрением цифровых технологий в производственные процессы, имеющегося критического объема «серых» зон неопределенности, неурегулированных нормативными правовыми актами.

В результате риски в современном документационном обеспечении способны привести к прямым потерям:

• снижению стоимости активов в результате утечки информации или ее воровства, мошенничества, неразрешенной деятельности;
• ущербу, как следствию невосстанавливаемых ошибок при проведении платежей, списаний, зачислений, выплат;
• вынужденным выплатам контрагентам или клиентам, экономическим агентам в качестве компенсаций или с целью примирения сторон;
• потерям по судебным решениям и другим правовым расходам;
• снижению стоимости из-за небрежности, аварий, пожаров, заливов.

А в состав косвенного ущерба могут быть включены следующие характеристики: упущенная выгода, недополученная прибыль, приостановка деятельности; увеличение трудозатрат; отсутствие или неэффективность контрольных процедур; возможные или реальные потери клиентов и экономических агентов.

Компетенции «работы с документами» сотрудников организаций, как правило, не предусматривают профессиональных навыков обладать способностями:

• применять нормативную законодательную базу делопроизводства и архивного дела;
• создавать локальную нормативную базу;
• организовывать оперативную сохранность документов и дел;
• обрабатывать документы и дела для последующего хранения (проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, оформление обложки дел, составление описей, сдача дел в архив организации);
• составлять годовые разделы сводных описей дел основных категорий хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов, с истекшими сроками хранения;
• организовывать выдачу архивных копий и документов, составлять необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах;
• разрабатывать требования к программным средствам по выполнению производственных задач и функций.

Жизненный цикл работы с документами низводится до примитивного уровня: Все операции с документами одинаковые. Документ регистрируется, отправляется в подразделение, затем к документу прикладываются поручения, они тоже отправляются, контролируются. Если документ уходит во внешнюю организацию, его надо отправить, если пришел ответ, его надо присоединить.

Юридическая значимость электронного документооборота связывается не с совокупностью юридически значимых процессов управления документами в привязке к их метаданным, а «весом» документа:

• наличие аналога собственноручной подписи (в виде электронной подписи),
• применение сертифицированных и средств криптозащиты информации (СКЗИ),
• регламентация использования электронной подписи для каждого вида документа в модулях систем электронного документооборота.

В локальной нормативной базе не рассматриваются ключевые сегменты сохранности документов, сопряженные с операционным риском. Например, эксплуатационные свойства, характеризующие пригодность документа для оцифровки: долговечность – способность документа длительно удерживать эксплуатационные свойства; прочность – способность документа противостоять механическому воздействию и т.д.

Законодательные санкции в отношении работодателей.

В конце 2017 года вышел Федеральный закон РФ № 435-ФЗ от 28 декабря 2017 г., который исключил слова «гражданско-правовая, административная и уголовная» из ст. 27 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», устанавливавшей ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в России и с 2018 года запускает в оборот комплекс административно-правовых и уголовных мер прямого применения в отношении безусловного соблюдения норм не только качества и достоверности документированной информации всех направлений деловой и производственной деятельности организаций и предприятий, но и технологических процессов ее учета и сохранности на всех стадиях, начиная от ее создания, ответственность за которые в первую очередь несет руководитель организации.

Источник https://www.facebook.com/hlusneva

Пройти оценку квалификации офисных специалистов по Федеральному закону № 238-ФЗ «О независимой оценке квалификации» можно в аттестованном Центре оценки квалификации офисных специалистов и вспомогательных административных работников (далее ЦОК).

Перечень квалификаций для проведения независимой оценки по профстандарту «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»:

• Секретарь-администратор;
• Делопроизводитель;
• Секретарь руководителя;
• Помощник руководителя.

Более подробная информация – на официальной странице ЦОК по офисным специалистам и работникам.

Деятельность любой организации может быть представлена как непрерывный цикл по разработке, принятию (выбору) и реализации управленческих решений, от качества и оперативности которых зависит эффективность ее деятельности.

Организация исполнения управленческого решения - составная часть процесса управления, которая следует непосредственно за стадией его выработки и принятия, от которой зависит продуктивность процесса управления в целом. Таким образом, специалисты по организации исполнения управленческих решений, в том числе секретари, помощники руководителя являются важной частью команды управления.

По определению Европейской ассоциации административных профессионалов, роль административного помощника (секретаря), состоит в том, чтобы знать сущность деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.

Для того, чтобы понять, кто такой современный секретарь в наш век быстро меняющихся технологий и научно-технического прогресса давайте окунемся в историю профессии

История профессии

В конце XV века в России появились первые приказы - центральные органы государственной власти, приказное делопроизводство, а также приказные избы, где и зародилась работа с документами, и постепенно формировался слой профессиональных чиновников.

В 1720 году Петром I вместо устаревшей системы приказов были созданы двенадцать коллегий, каждая из которых ведала своей отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Всю работу определял Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром, в котором и был учрежден «секретарский чин».

Генеральный регламент предъявлял достаточно высокие требования: секретарь должен быть образован, знать иностранные языки и законы, соблюдать субординацию и этикет, уметь самостоятельно разбираться в различных ситуациях, знать свое дело до тонкостей.

В 1840 году появились в России первые личные секретари руководителей на крупнейших по тем временам Путиловском и Невском заводах. Вскоре секретари появились и на многих других предприятиях, что стало признанием их необходимости в работе предпринимателей. Руководители предъявляли к секретарям высокие требования, и без специальной подготовки работать становилось все труднее. В 1868 году в Харькове открылись первые секретарские курсы, тогда как подобные учебные заведения в США появились в 1879-м, а в Англии и Франции - в 1900-1907 годах.

Начиная с 1884 года в России издавалось восемь специализированных журналов, а личные секретари регулярно повышали свою квалификацию на различных курсах.

Умели секретари и активно защищать свои права - при их участии в Петербурге был создан профсоюз лиц, занимающихся конторским трудом на торгово-промышленных предприятиях города.

В советское время профессия секретаря пережила бурное развитие в начале 20-х годов. В состав советского государственного аппарата вошла должность «секретарь», которой придавалось большое значение. Многие руководители того времени прекрасно понимали, что именно с секретарями в первую очередь сталкиваются те, кто обращается в органы власти. Секретари руководящих работников часто выполняли организационные функции, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей. В те годы издавались специализированные журналы: «Стенография и машинопись», «Вопросы организации и управления», «Техника управления». Сами названия журналов говорят о той роли, которая отводилась секретарям.

Секретарь (помощник) руководителя в наше время

С развитием научно-технического прогресса профессия «секретарь» изменилась, она требует многогранных знаний и профессионализма, включает в себя множество функций и по некоторым оценкам, входит в пятерку самых востребованных в мире. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря (помощника) руководителя можно подразделить на две большие группы:

• функции по документационному обеспечению управления;
• функции по бездокументному обслуживанию руководителя.

Ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без специалиста, осуществляющего документационную и организационно-распорядительную деятельность.

Особая близость секретаря (помощника) руководителя к информации фирмы и лично к руководителю организации накладывает на него особую ответственность и обязывает его быть лояльным к организации и руководителю.

Не секрет, что конкурентам будет ценна информация о преуспевающей компании, ее преимуществах, решениях, технологиях, стратегиях развития, ключевых сотрудниках, руководителе, и любая другая информация конфиденциального характера, к которой в силу своей деятельности секретарь (помощник) руководителя имеет доступ. Поэтому секретарь (помощник) должен быть не только порядочным и преданным организации и руководителю, но и быть профессионально подготовленным к проискам конкурентов, уметь отличать здоровый интерес партнеров от методов получения информации конкурентами.

Секретарь (помощник) руководителя, как правило, – первый человек, с которым сталкивается пришедший в компанию человек; первый, чей голос слышит звонящий по телефону, и т.д. Через секретаря (помощника) руководителя проходят важнейшие коммуникации в самой компании. Поэтому от того, насколько уверенно, дипломатично и презентабельно выглядит и ведет себя секретарь (помощник) руководителя, потенциальные партнеры компании могут сделать вывод относительно состояния дел в компании, внутреннего психологического климата, успешности и стабильности всей компании.

Должным образом подготовленный секретарь (помощник) руководителя представляет собой как бы координирующий центр, связующее звено между руководителем и подчиненными. Будучи в известной степени организатором рабочего дня своего руководителя, принимая на себя решение многих вопросов и деятельно участвуя в реализации его решений, помощник сокращает объем работы руководителя, и освобождает его от выполнения технических функций.

Для решения столь сложных и многогранных задач секретарь (помощник) руководителя должен быть профессионалом высокого класса, должен хорошо знать отраслевую специфику организации. Кроме умения работать с документами, владения навыками реферирования, офисной техникой и офисными программами, он должен быть хорошим коммуникатором, уметь слушать и убеждать, использовать в общении деловой этикет, владеть своей речью, уметь работать в режиме многозадачности, активно мыслить, знать иностранные языки и др.

Секретари (помощники) руководителя работают во всех отраслях, их деятельность является общеотраслевой, они являются важным звеном в системе обеспечения управления предприятиями, организациями на каждом уровне.

Более подробно о требованиях рынка труда к современному секретарю и помощнику руководителя, а также об отличиях в их деятельности мы расскажем в следующей статье.

Познакомиться с профстандартами по офисным специалистам и вспомогательным административным работникам, а также узнать требования к квалификации секретаря и помощника руководителей можно узнать на странице Центра оценки квалификации офисных специалистов, который действует в рамках 238-ФЗ «О независимой оценке квалификации».

Работник может пройти независимую оценку квалификации самостоятельно. Начать независимую оценку целесообразно с поиска соответствующего центра, который проводит оценку. Целесообразно почитать отзывы о центре в Интернете, уточнить, по каким специальностям проводится независимая оценка квалификации. После этого возможно заключить договор с подобным центром. В договоре важно проверить предмет договора, стоимость, а также вопросы расторжения договора и штрафные санкции.

Важно также изучить сайт центра, проводящего оценку квалификации.

На официальных сайтах центра оценки квалификаций и совета по профессиональным квалификациям в информационно-телекоммуникационной сети Интернет и в реестре сведений о проведении независимой оценки квалификации размещаются следующие сведения и документы:

• наименования квалификаций и требования к квалификации;
• сроки действия свидетельств о квалификации по соответствующим квалификациям;
• перечень документов, необходимых для прохождения профессионального экзамена по соответствующим квалификациям;
• комплекс заданий, входящих в состав оценочных средств для проведения независимой оценки квалификации;
• почтовые адреса, адреса электронной почты, адреса официальных сайтов центра оценки квалификаций и совета по профессиональным квалификациям в информационно-телекоммуникационной сети Интернет;
• адреса мест проведения профессионального экзамена;
• образец заявления соискателя о проведении профессионального экзамена (Постановление Правительства РФ от 16.11.2016 N 1204 "Об утверждении Правил проведения центром оценки квалификаций независимой оценки квалификации в форме профессионального экзамена").

Также важно удостовериться в том, что центр независимой оценки квалификации является действующим, поскольку полномочия центра оценки квалификаций могут быть прекращены в случае:

• несоответствия деятельности центра оценки квалификаций установленным требованиям;
• неоднократного нарушения центром оценки квалификаций порядка проведения профессиональных экзаменов;
• представления центром оценки квалификаций заведомо недостоверных сведений в ходе отбора и наделения его полномочиями по проведению независимой оценки квалификации, мониторинга осуществляемой им деятельности или контроля за ней;
• поступления от юридического лица заявления о прекращении по собственной инициативе осуществления полномочий центра оценки квалификаций;
• ликвидации юридического лица в порядке, предусмотренном гражданским законодательством Российской Федерации (ст. 8 Федерального закона от 03.07.2016 N 238-ФЗ "О независимой оценке квалификации").

В центр нужно подать заявление. Форма заявления установлена законодательно (Приказ Минтруда и социальной защиты РФ от 02.12.2016 N 706н).

При направлении работодателем работника на прохождение независимой оценки квалификации оплата прохождения такой оценки осуществляется за счет средств работодателя (ст. 187 ТК РФ).

Также важно определить тех сотрудников, которые будут проходить независимую оценку квалификации. Работодатель не может навязать прохождение независимой оценки, поскольку это право, а не обязанность работника. О том, что в компании будет проводиться независимая оценка квалификации, целесообразно уведомить работников, для этого нужно издать приказ. Сам факт необходимости проведения независимой оценки фиксируется в уведомлении, которое передается работнику.

В уведомлении важно сообщить работнику следующее:

• независимая оценка проводится на основании требований законодательства;
• за работником сохраняется рабочее место и средний заработок;
• проверка квалификации осуществляется в форме профессионального экзамена;
• проверка осуществляется на соответствие профессиональному стандарту.

Также важно сообщить время и место проведения экзамена.

Важно отметить, что прохождение подобного экзамена является правом, а не обязанностью для работника.

Результаты независимой оценки квалификации работник должен представить работодателю.

При этом для работодателя является открытым вопрос, что делать с работником, который не прошел независимую оценку квалификации. Целесообразно направить на повышение квалификации работника, который не прошел независимую оценку квалификации. Однако в случае несоответствия должности и отказа от независимой оценки работника возможно уволить по несоответствию занимаемой должности.

Прежде чем пройти независимую квалификацию, необходимо выбрать специализированный центр, который проводит оценку квалификации. С таким центром заключается соответствующий договор.

Важно внести изменения и в трудовые договоры, ведь работники должны знать, что в их компании проводится независимая оценка квалификации.

Фрагмент договора может быть сформулирован следующим образом:

«При направлении Работодателем Работника на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование, на прохождение независимой оценки квалификации на соответствие положениям профессионального стандарта или квалификационным требованиям, установленным федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (далее - независимая оценка квалификации), с отрывом от работы за ним сохраняются место работы (должность) и средняя заработная плата по основному месту работы. Работнику, направляемому на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование, на прохождение независимой оценки квалификации с отрывом от работы в другую местность, производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки.

При направлении Работодателем Работника на прохождение независимой оценки квалификации оплата прохождения такой оценки осуществляется за счет средств Работодателя».

Если работодатель или работник решил провести независимую оценку квалификации, то необходимо заключить договор со специализированной организацией. Такая организация должна быть аккредитована в Национальном совете по профессиональной квалификации.

Национальный совет координирует работу, направленную на повышение качества профессионального образования:

• по приведению федеральных государственных стандартов профессионального образования в соответствие с профессиональными стандартами;
• профессионально-общественной аккредитации образовательных программ профессионального образования;
• формированию системы независимой оценки профессиональной квалификации.

Таким образом, первое, что нужно проверить, так это аккредитацию обучающего центра. Прежде, чем заключить договор о предоставлении услуги, убедитесь, что выбранная организация соответствует этим критериям и присутствует в Реестре сведений о проведении независимой оценки квалификации.

Для того чтобы подтвердить свою компетентность, необходимо заключить договор со специализированным центром.

В договоре оказания услуг необходимо проверить наличие следующих важных условий:

• условия, определяющего конкретный вид оказываемой услуги (п. 1 ст. 779 ГК РФ).
• условия о цене оказываемых услуг.

Из существа договора возмездного оказания услуг следует, что условие о сроках оказания услуг не является его невосполнимым условием: тот факт, что стороны не выразили свою волю относительно конкретных сроков оказания услуг, не является основанием для признания договора незаключенным, так как к отношениям сторон могут быть применены общие положения Гражданского кодекса РФ о гражданско-правовых договорах и обязательствах

Сам факт соответствия квалификации подтверждается с помощью экзамена, программа которого устанавливается экспертами.

Часто работники российских компаний оказываются недооцененными. Очень сложно доказать работодателю, что ты заслуживаешь повышения должности или заработной платы, имеешь высокую квалификацию.

Еще одной проблемой российских компаний является увольнение работников без соблюдения требований законодательства. Поэтому работнику для того, чтобы доказать, что увольнение за несоответствие квалификации является неправомерным, необходимо провести оценку квалификации и представить соответствующие данные в трудовую инспекцию или суд.

Независимая оценка квалификации требуется также при поиске работы. Если вы, например, устраиваетесь на новое место работы, то несомненным плюсом будет подтвержденная квалификация и компетенция работника.

Работник с помощью независимой оценки квалификации может понять свои сильные и слабые стороны. Кроме того, независимая оценка квалификации является конфиденциальным мероприятием, и поэтому работник может для себя понять, в чем его личные проблемы в продвижении по службе или поиске работы.

Если работник закончил институт в Советском Союзе, но при этом не работал многие годы по специальности, но приобрел во время работы новые навыки и умения, то подтвердить свою квалификацию по той специальности, по которой сотрудник работал, возможно как раз с помощью независимой оценки квалификации. У некоторых работников отсутствуют записи в трудовой книжке, а должности не отражают все компетенции, должностные обязанности, которые выполнял работник.

Для работника есть еще стимул вернуть часть денежных средств в виде вычета в размере фактически произведенных расходов на прохождение независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации с учетом ограничения размера, установленного абз. 7 п. 2 ст. 219 НК РФ. Социальный налоговый вычет по суммам, уплаченным налогоплательщиком за прохождение независимой оценки своей квалификации на соответствие требованиям к квалификации в организациях, осуществляющих такую деятельность в соответствии с законодательством РФ (пп. 6 п. 1 ст. 219 НК РФ).

Многие работодатели не проявили интереса к вопросу независимой оценки квалификации. И понятно почему, если что-то является не обязательным, то большинство компаний предпочитают не делать. Однако оценка квалификации может иметь положительный эффект, поскольку:

• понять, какие сотрудники соответствуют профессиональным стандартам, а какие нет;
• определить план внутреннего и внешнего обучения персонала;
• установить, какие проблемы с персоналом существуют на предприятии;
• определить, какие сотрудники имеют соответствующую компетенцию для зачисления в кадровый резерв;
• получить независимую консультацию в отношении компетенции персонала без особых пристрастий, оценки "любимчиков".

Необходимость подготовки работников (профессиональное образование и профессиональное обучение) и дополнительного профессионального образования, а также направления работников на прохождение независимой оценки квалификации для собственных нужд определяет работодатель (ст. 196 ТК РФ), поэтому работодатель может на основании независимой оценки квалификации определить необходимость дополнительного обучения.

Любой компании всегда нужно иметь конкурентные преимущества перед конкурентами, для того чтобы обладать подобными преимуществами, целесообразно понять, в каком направлении двигаться, куда идти, а для этого нужно увидеть, какой персонал соответствует профессиональным стандартам, а какой имеет устаревшие знания, ведь знания и умения постоянно нужно совершенствовать. Со временем появляются новые технологии, оборудование, новые нормативные акты, поэтому работники должны постоянно быть в курсе изменений. И если они не могут самостоятельно повышать знания, то именно в задачи работодателя входит их повышение.

Еще одной проблемой для работодателей являются дипломы достаточно низкого качества современных специалистов. Качество специалистов в разных ВУЗах страны различается, и часто свежеиспеченный специалист не обладает необходимыми знаниями, например не умеет быстро печатать, составлять правильно документы, общаться с клиентами, а при общении с контрагентами по телефону может только прочитать по бумажке невнятно текст. Конечно, можно сказать, что лучше было не брать такого выпускника ВУЗа, но многие особенности выявляются только в процессе работы, а некоторые требования к профессии могут быть просто завышены. И чтобы понять, какие требования работодателя являются необходимыми требованиями к профессии, а какие не являются обязательными, важно провести независимую оценку квалификации. Для работодателя важно понять: для кого из выпускников диплом является ничего не значащей бумажкой, а кто является ценным специалистом и может подтвердить дополнительно свои знания с помощью независимой оценки квалификации.

Для работодателя важна независимая оценка квалификации и с налоговой точки зрения. Дело в том, что работодатель может не только учесть затраты в расходах, но и сэкономить на НДФЛ. Согласно п. 21.1 ст. 217 НК РФ налог на доходы физических лиц не начисляется на суммы платы за прохождение независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности, положениям профессионального стандарта или квалификационным требованиям, установленным федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, осуществляемой в соответствии с законодательством Российской Федерации. Но это говорит о том, что подобную независимую оценку возможно пройти только в российских центрах, а вот прохождение независимой оценки квалификации за рубежом не будет подпадать под налоговые льготы. Следовательно, если говорить об иностранных сотрудниках, которые проходят независимую оценку квалификации, то существуют риски того, что расходы нельзя будет учесть и придется начислять НДФЛ, поскольку такая оценка будет признаваться доходом иностранного работника или российского сотрудника, который осуществляет деятельность за рубежом.

Вопрос развития квалификаций остро встал уже давно и причина очевидна: действующие квалификационные требования устарели, поскольку появилось много новых профессий, новые требования к ним, а вот правовое регулирование отсутствовало. В результате были разработаны профессиональные стандарты.

Профессиональный стандарт - это характеристика квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности (ч. 2 ст. 195.1 ТК РФ). Он содержит перечень знаний и умений, необходимых для качественного выполнения работником своих обязанностей на определенных должностях, в определенной профессии.

Работодатель применяет профессиональные стандарты для определения потребности в работниках с определенным уровнем квалификации, правильного подбора и расстановки кадров, рационального разделения и организации труда, разграничения функций, полномочий и ответственности между категориями работников, определения трудовых обязанностей работников с учетом особенностей применяемых технологий, организации подготовки (профессиональное образование и профессиональное обучение) и дополнительного профессионального образования работников, организации труда, установления систем оплаты труда.

Но разработав профессиональные стандарты, на уровне регулирования возникла новая проблема. Эта проблема связана с оценкой соответствия работников новым требованиям. Ведь в настоящее время отсутствуют учебные заведения, которые проводят оценку квалификации, кроме того, получилась парадоксальная ситуация, когда работник, который трудится в организации в течение продолжительного времени, фактически может не соответствовать профессиональным стандартам.

В результате с 2017 года ввели новый механизм независимой оценки квалификации.

Использовать данный механизм может:

• работник;
• работодатель.

Работник может подтвердить свое соответствие занимаемой должности, и сделать он может это не на уровне аттестации, которая проводится у работодателя и часто осуществляется не очень компетентными сотрудниками, которые не имеют представления о квалификации.

Работодатель же может провести независимую проверку знаний и квалификации.